Strategische Partner für digitale Unterstützung
Es gibt eine Vielzahl von Technologien und Tools, die den Kanzleialltag erleichtern. Einige machen sich nahezu jeden Tag nützlich und verbünden sich auf das Beste mit der Kanzleisoftware.
Hier geht es um die digitalen Lösungen für Kanzleien, die in unserem Beispiel zwischen 8 Uhr und 17 Uhr Sie zu Hochtouren auflaufen.
Auf welche würden Sie nicht mehr verzichten wollen?
08:00 Uhr – Elektronischer Start in den Tag
In der Kanzlei angekommen, registriert das elektronische Zeiterfassungssystem per Web oder App die Ankunft. Mit einem Caffè Latte, der NoRA Advanced Kanzleisoftware und dem Check von Terminen, Fristen und Wiedervorlagen beginnt der Arbeitstag.
So strukturiert kann jeder Tag gerne beginnen.
09:00 Uhr – Fokuszeit mit Workflow
Der Fokus liegt auf der Beantwortung von E-Mails und Anrufen. Erste ToDos und Rückrufe werden fix erledigt oder über das Erweiterungsmodul NoRA eFolder Workflow delegiert. Dies sind die Verbündeten im E-Mail-Verkehr und in der Telefonie: Die E-Mail-Verschlüsselungssoftware sichert den elektronischen Posteingang und -ausgang. Ein Telekommunikationssystem, das nicht nur deshalb besonders kostengünstig ist, weil es sich sogar selbst verwalten lässt, managt die Telefonie. Das optional zur Kanzleisoftware erhältliche Modul NoRA CTI stellt die Verbindung zwischen Gespräch und Akte her.
Sicherheit und Komfort werden bei der Kommunikation großgeschrieben.
10:00 Uhr – Mündliche Verhandlung online
Kurzer Halt vor dem Spiegel. Kamera und Ton? Check. Das Videokonferenzsystem verleiht der mündlichen Online-Verhandlung im Zivilprozess die gleiche Professionalität wie einer Online-Beurkundung. Übrigens: Was heute online verhandelt wird, gehört zu den zehn Rechtsgebieten, auf die das NoRA Advanced-Modul Referatsdaten Advokatur spezialisiert ist.
Auf die Ausstattung und Vorbereitung kommt es an.
12:00 Uhr – Mittagspause ohne Unterbrechungen
Der Magen knurrt. Zeit für einen Snack im naheliegenden Café, frische Luft und neue Energie. Mit der zum Telekommunikationssystem gehörenden App ist es sogar möglich, aus dem Café heraus über das Smartphone mit der eigenen dienstlichen Rufnummer zu telefonieren.
Aber Pause ist Pause 🙂
13:00 Uhr – Ein Erbvertrag wartet auf seinen Entwurf
Zeit für einen Espresso und die Vorbereitung eines Erbvertrages. Toll, dass der Mandant bereits ein ausgefülltes Online-Formular übermittelt hat. Alle dafür notwendigen Felder wurden einmalig mit NoRA DynDok definiert. Jetzt geht es umso einfacher. Mit NoRA DynDok als Vertragsgenerator entsteht mit wenigen Klicks ein Erbvertrag mit Pflichtteilsverzicht. Die weiteren Bedingungen des Erblassers können mit dem Add-on NoRA KomMA einfach als Textbausteine ergänzt werden. Der fertige Entwurf wird mit einer Software für den elektronischen Transfer großer Dateien versendet, da der Entwurf mit dem Detailplan zum Immobilienbesitz, der Anlage des Vertrages werden soll, sonst die zulässige Dateigröße für den E-Mail-Server überschreiten würde.
Jetzt ist sogar noch Zeit für ein Update mit den Lieblingskollegen.
14:00 Uhr – Verbundenheit über die WebAkte
Jetzt geht es um die Bearbeitung eines Kfz-Unfallschadens. Um die Mandantin auf dem kürzesten Dienstweg über den Sachstand zu informieren, ihr Autohaus über die nächsten Schritte und ihre Kfz-Versicherung darüber, dass man weiterhin auf die Erstattung der Verbringungskosten zur Lackiererei besteht, empfiehlt sich die WebAkte. Hier laufen alle Fäden der Kommunikation mit den Beteiligten zusammen. Das weiß auch das Ingenieurbüro, das hier sein Gutachten teilt.
Ein kurzer Blick auf die Uhr – super, das war’s. Vielleicht ist noch ein Stück vom Geburtstagskuchen der Kollegin übrig?
15:00 Uhr – Entspanntes E-Learning
Die Kuchenkrümel sind vom Tisch, Zeit für entspanntes E-Learning: „NoRA Advanced Hacks“ für Tipps und Tricks im Umgang mit der Kanzleisoftware. Schulungen wie diese lassen sich am besten in den Kanzleialltag integrieren.
Erinnerung: Die nächste Online-Schulung über den NoRA Campus buchen.
16:00 Uhr – Was liegt morgen an?
Fast geschafft. Nur noch drei Telefonate, eine E-Mail und dann geht es weiter. Was liegt morgen an? Zwei Erstgespräche mit neuen Kunden wurden für den Vormittag vereinbart. Dabei wird der Ausweisscanner die Pässe erfassen und den Import der persönlichen Daten in die neue Akte ermöglichen – praktisch und genau.
Mittags geht es nach einem ausgiebigen Spaziergang mit dem Hund ins Homeoffice. Auch hier wird die Arbeitszeit online mit dem Zeiterfassungssystem erfasst. Die sichere Verbindung zur Kanzlei über den Webbrowser ist schnell hergestellt. Ob von unterwegs oder im Büro – für den Zugriff auf die NoRA Advanced alle damit verbundenen IT-Ressourcen über den NoRA Cloud Workspace ist lediglich eine stabile Internetverbindung erforderlich.
Fun-Fact: Seit dem Cloud Computing mit dem NoRA Cloud Workspace ist aus dem ehemaligen klimatisierten Serverraum der Kanzlei eine Pantry für kalte Getränke und frisches Obst geworden.
Das Team freut sich darüber.
17:00 Uhr – Pünktlich Feierabend
Jeden Arbeitstag rechtzeitig beenden zu können, ist kein Luxus.
Mit digitalen Verbündeten ist ein pünktlicher Feierabend ganz entspannt möglich.
